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18. Juli 23

Verwaltung digital – die große Transformation

Wir begleiten einige Organisationen der öffentlichen Verwaltung in ihrer Veränderung. Dabei kommen wir immer wieder mit den Auswirkungen der digitalen Transformation in Berührung. Die Vorhaben der öffentlichen Verwaltung sind anspruchsvoll und Deutschland wird immer wieder mit anderen europäischen, schon viel stärker digitalisierten Verwaltungen verglichen.

Dabei hat sich die Verwaltung in Deutschland in den letzten 20 Jahren bereits stark verändert. Es konnten einige Erfolge erzielt werden, wie z.B. stärkere Kund*innenorientierung bei Terminvergaben, ein effizienteres Informationsmanagement oder verbesserte Beteiligungsverfahren in der Stadtentwicklung. Was macht nun die Veränderung im Zuge des digitalen Wandels so schwierig und gerade in der Verwaltung so besonders? Dazu haben wir einige Hypothesen entwickelt, die sich nicht auf technische Voraussetzungen beziehen – diese sind aus unserer Sicht nicht die "Verhinderer". Wir sind stattdessen auf der kulturellen Ebene fündig geworden, die sich mittlerweile aber auch strukturell manifestiert.

Hier wollen wir auf drei Punkte näher eingehen. Wenn Sie gerne mehr erfahren möchten, finden Sie dazu einen weiterführenden Artikel in der aktuellen Zeitschrift für Organisationsentwicklung 3/23.

1. Föderalistische Strukturen erschweren das Entstehen von Synergien

Die föderalistische Struktur unserer öffentlichen Verwaltung bringt an vielen Stellen Vorteile. Wenn es um bundesweite Veränderungen, gemeinsame Standards und übergreifende Prozesse geht, ist sie allerdings ein großer Hemmschuh. Bundesländer, Kreise, Kommunen und Körperschaften öffentlichen Rechts – alle haben unterschiedliche Prozesse und wenig Erfahrung in gemeinsamer Abstimmung. Zudem gibt es eine – von den einzelnen Organisationen oft verteidigte – Unabhängigkeit und Unverbundenheit der Ämter und Behörden. Im Sinne des guten Umgangs mit Daten (Datenschutz) kann dies sinnvoll sein. Im Ergebnis wird dann aber oft nach Einzellösungen gesucht.

Momentan wird mit Hochdruck an strategischen Initiativen wie dem Online-Zugangs-Gesetz (OZG) oder der Einführung von Daten-Standards gearbeitet. Diese entfalten allerdings bisher noch wenig Wirkung.

2. Heterogene Aufgaben als Herausforderung der Verwaltung – insbesondere in Kommunen

Keine andere Organisation hat eine solche Vielfalt an Aufgaben zu bewältigen wie die öffentliche Verwaltung. Das Spektrum reicht von Bürgeraufgaben über Wirtschaft, Bauen, Bildung, Infrastruktur bis hin zu sozialen Fragen. Dabei müssen Rechtssicherheit, Datensicherheit und Barrierefreiheit in hohem Maße beachtet werden. Es entsteht eine kaum zu bewältigende Komplexität für die digitale Transformation.

Wenn die Bearbeitung dieser Komplexität hauptsächlich aus den IT-Abteilungen gedacht und umgesetzt werden soll, sind diese mit einer derart radikalen Transformation oft überfordert. Sie haben den Auftrag Prozesse zu digitalisieren – eigentlich wäre aber ein Umbau der Organisation über föderale Grenzen hinweg erforderlich.

3. Chancen der digitalen Transformation spürbar machen, um Veränderungsenergie zu erzeugen

Die Veränderung durch die digitale Transformation ist radikal. Die tägliche Arbeit vieler Beteiligter wird sich durch sie grundlegend verändern. Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung werden sich auf komplexere Fälle einstellen müssen, während einfache Tätigkeiten vielfach wegfallen. Gleichzeitig wird die digitale Kompetenz aller Beteiligter gefragt sein. Das macht Angst, und noch gibt es kein attraktives Zukunftsbild – weder für Mitarbeitende noch für Führungskräfte.

Allerdings spüren wir hier eine Veränderung. Der große Widerstand, der noch vor einigen Jahren zu beobachten war, ist mehr und mehr einer Akzeptanz gewichen. Das hängt sicherlich auch mit dem wachsenden Personalmangel in der Verwaltung zusammen. Die Digitalisierung wird hier vielfach als Erleichterung wahrgenommen.

Wo sehen wir nun die Stellschrauben?

  • Die Digitalstrategien der einzelnen Verwaltungen werden zunehmend aufeinander abgestimmt: Kommunen und ihre Verwaltung verfolgen seltener eigene Digitalstrategien, stattdessen werden Synergien durch gemeinsame Entwicklung gesucht. Hier wird die Umsetzung des OZG weiter Wirkung entfalten können.
  • Dabei werden bewusst attraktive, lebendige Zukunftsbilder beschrieben, die es ermöglichen, sich positiv auf die digitale Verwaltung einzustellen: Wie findet Arbeiten in der Verwaltung der Zukunft statt? Was wird dadurch möglich? Wie sieht der Kontakt zum Bürger/zur Bürgerin konkret aus?
  • In der Finanzierung werden gemeinsame Lösungen mit anderen Verwaltungen offensiv angestrebt, um Entwicklungskosten zu reduzieren.
  • Die Entscheider*innen sind bereit, auch weitergehende Veränderungen der Geschäftsprozesse vorzunehmen, sofern diese die Umsetzungsgeschwindigkeit erhöhen, da weniger Entwicklungsarbeit nötig ist.
  • Die Digitalisierungs-Büros arbeiten in enger Kooperation mit der Verwaltungsleitung – und finden eine gemeinsame Sprache.
  • Es gibt Experimentierflächen mit digitalen Lösungen für die Beschäftigten, um konkrete Beispiele der digitalen Transformation erlebbar zu machen.
  • Es wird ein kreativer Beteiligungsprozess über die Gestaltung von Bürgerservices jenseits der Antragsbearbeitung angeboten: Welchen Mehrwert können wir als Beschäftigte den Bürger*innen künftig liefern?
  • Viele strukturelle und kulturelle Themen werden offensiv angepackt: Agile Verwaltungskultur, cross-funktionales Arbeiten, Verantwortungsübernahme und eine fehlerfreudige Kultur.

Es ist noch ein weiter Weg – und wir wünschen allen Beteiligten hier viel Geduld, aber vor allem viel Freude am Neuen!

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