13. Juli 21

Pulsabfrage als Instrument der Veränderungsmessung

Komplexe und abteilungsübergreifende Transformationsprozesse wirken sich nicht nur auf Strukturveränderungen aus, die in erster Linie an der "Oberfläche" spürbar werden, sondern betreffen auch den Kern, die Tiefenstruktur der Organisation. Strategische, unternehmerische und kulturelle Fragestellungen bedürfen einer interdisziplinären Bearbeitung, um den unterschiedlichen Herausforderungen und Dynamiken zu entgegnen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten zu können.

Besonders in diesen Zeiten des digitalen Wandels können viele Unsicherheiten, Ängste und Sorgen bei den Mitarbeitenden entstehen: Was bedeutet der Wandel für mich und meine Rolle? Bin ich den neuen Herausforderungen gewachsen? Wie sieht das genaue Zielbild aus? Um Veränderungsprozesse übergreifend im Blick zu halten und erfolgreich zu gestalten, braucht es hier ein wachsames Ohr, um zeitnah auf die Bedürfnisse und Fragestellungen der Belegschaft eingehen und wirksame Maßnahmen ableiten zu können.

Mit Hilfe der Pulsbefragung unterstützen wir unsere Kund*innen dabei, schnell, unkompliziert und umsetzungsorientiert festzustellen, wie hoch die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen ist, welche Prozesse und Strukturen angepasst werden müssen und wie der Veränderungsprozess emotional erlebt wird.
Die Abfrage besteht in der Regel aus mindestens einer offenen Frage und einer Skala. Dies ermöglicht den Vergleich über die Zeit und zu anderen Organisationseinheiten. Weiterhin helfen die Kommentare dabei, die Bewertungen besser zu verstehen und Kritik sowie Verbesserungsvorschläge zu äußern. Mit Hilfe von Dashboards, vergleichbar zum abgebildeten Beispiel, können Items zu Kategorien zusammengefasst und mit dem PMO, Führungskreis und weiteren Stakeholdergruppen geteilt und diskutiert werden.

Ziele unserer Pulsbefragungen

• Zusammenarbeit im Team stärken: Um den komplexen Herausforderungen von Veränderungsprozessen entgegnen zu können, braucht es eine gute Zusammenarbeit im (Projekt-)Team. Hier spielen u.a. eine transparente und ehrliche Kommunikation, ein konstruktiver Umgang mit Konflikten und eine angenehme und respektvolle Arbeitsatmosphäre eine wichtige Rolle. Daher fungieren Pulsbefragungen in Projekten oftmals als Stimmungsbarometer. Anhand der Ergebnisse lassen sich Schritte ableiten, die bspw. den Zusammenhalt im Team stärken.
• Fortschritte laufender Prozesse messen: Um zu überprüfen, ob die zuvor vereinbarten Ziele und Prozessabläufe adäquat umgesetzt werden, bietet es sich an, regelmäßig den Prozessfortschritt auf seine Wirksamkeit hin zu überprüfen. Ist das Zielbild weiterhin klar? Wird die gewählte Vorgehensweise weiterhin als erfolgsversprechend angesehen? Stehen alle relevanten Informationen zur Verfügung? Haben sich die Ergebnisse seit der letzten Pulsumfrage verbessert?
• Mitarbeitende involvieren und fördern: Mit Hilfe der Pulsumfrage werden nicht nur die Führungskräfte mit in die Verantwortung genommen, sondern gleichermaßen auch das Team bzw. die Belegschaft. Die Angestellten erfahren durch die kurzen, wiederholten Umfragen, dass ihre Meinung geschätzt wird - insbesondere wenn darauf aufbauend Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet und umgesetzt werden.

Sechs Good Practices zur Planung und Durchführung einer Pulsbefragung

1. Fokus - In der Kürze liegt die Würze: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themen und bearbeiten Sie maximal 10 Fragen, die bspw. auf das Verständnis über das Projektziel oder die Zusammenarbeit im Team eingehen. Zusätzlich ist es hilfreich, zielgruppenspezifische Abfragen zu konzipieren, um die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden besser zu erfassen.
2. Stakeholder Engagement - Die Resonanz auf die Pulsumfrage lässt sich steigern, indem man die relevanten Stakeholder mit einbezieht und das Projekt über die unterschiedlichen Kommunikationskanäle bewirbt. Trotz - oder gerade wegen - der einfachen und schnellen Umsetzung der Abfrage, handelt es sich hier um ein wertvolles Tool, welches in erster Linie durch eine hohe Teilnahmequote an Wirksamkeit gewinnt.
3. Online-Durchführung - Besonders in Zeiten, in denen Homeoffice und Remote-Working eine immer größere Gewichtung bekommen, bietet es sich an, die Umfrage online durchzuführen (vorausgesetzt, Ihre Belegschaft ist per E-Mail erreichbar). Somit erhöhen Sie zum einen die Flexibilität und zum anderen erleichtern Sie die Auswertung. Ein einfaches Tool zur Umsetzung ist zum Beispiel Microsoft Forms.
4. Anonymität & Datenschutz - Pulsumfragen sind dann besonders wirksam, wenn auch kritische Punkte genannt und transparent gemacht werden. Somit erhalten Sie einen Hebel, um konkret an bestimmten Schwachstellen zu arbeiten. Bedenken Sie, dass es sich dabei oft um sensible Themen handelt, die nur preisgegeben werden, wenn die Anonymität der Autoren sichergestellt ist. Datenschutz ist hier das A und O.
5. Transparenz über Ergebnisse & Maßnahmen - Der nachhaltige Erfolg von Pulsumfragen ist unter anderem davon abhängig, ob die Ergebnisse im Team kommuniziert und abgeleitete Maßnahmen umgesetzt werden. Nur wenn die Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, dass sie auch tatsächlich gehört werden, werden sie erneut an der Umfrage teilnehmen.
6. Frequenz - Wiederholen Sie die Pulsumfragen in regelmäßigen Abständen, z.B. einmal im Monat. Dies führt dazu, dass Sie nicht nur einen kurzen Ausschnitt über die aktuelle Situation erhalten, sondern ein gesamthaftes Prozessbild. Somit bekommen Sie die Möglichkeit, die Wirksamkeit einzelner Maßnahmen zu bewerten und ggf. kurzfristig anzupassen.

Fazit

Die Pulsumfrage ist ein fester und relevanter Bestandteil in Veränderungsprozessen geworden und dient als Hebel, um zeitnah zielgruppenspezifische Anpassungen vorzunehmen. Mit Hilfe offener Fragestellungen können kritische Aspekte anonym angesprochen, neue Ideen platziert oder auch Lob an die Umsetzung geäußert werden. Unsere bisherigen Erfahrungen bei Kundenprojekten haben gezeigt, dass viele der genannten Aspekte deckungsgleich mit den Wahrnehmungen der Projektverantwortlichen waren. Gleichermaßen gab es aber auch Themen, deren Brisanz man sich bis dato noch nicht bewusst gewesen war und die nun aktiv bearbeitet werden konnten. In Summe handelt es sich um ein wertvolles Instrument, welches zwar nicht alle Probleme lösen kann, aber einen guten Überblick über die Gesamtsituation und mögliche Problemherde zulässt.