19. Mai 26

KI trifft auf Organisationsdesign

Künstliche Intelligenz ist ein wahres Multifunktionswerkzeug. Ihre Einsatzmöglichkeiten und Potenziale werden ebenso breit diskutiert wie damit verbundene Risiken. In unseren Beratungen nutzen wir die osb-i Organisationsdesign-Landkarte zur schnellen Orientierung. Sie ermöglicht eine erste Einordnung und verdeutlicht anschaulich, dass, sobald einzelne Elemente eines Organisationsdesigns grundlegend verändert werden, häufig andere Komponenten parallel angepasst werden müssen, um die Leistungsfähigkeit einer Organisation wirklich positiv zu beeinflussen.   

Die folgenden Überlegungen sind erste Schlussfolgerungen aus aktuellen Kundenprojekten sowie aus der osb-i Studie "KI trifft auf Organisation" und verstehen sich als Arbeitsstand – nicht als letztgültige Position.

Strategie
Die Strategie bildet den Rahmen und den Prüfstein für jedes Organisationsdesign. Ein gelungenes Organisationsdesign ermöglicht es, die in der Strategie formulierten Ziele auch tatsächlich zu erreichen. Spätestens seit 2025 ist KI integraler Bestandteil nahezu jeder Strategie. In vielen Branchen stellt sich nicht mehr die Frage, ob KI genutzt wird, sondern wie sie Teil der organisationalen Leistung wird.

Dabei lassen sich unterschiedliche strategische Stoßrichtungen beobachten:
Organisationen nutzen KI, um bestehende Leistungen effizienter zu erbringen ("enable"), integrieren KI-Funktionalitäten in ihre Produkte und Services ein ("power") oder entwickeln eigenständige KI-basierte Angebote ("provide"). KI ist damit nicht nur Mittel zur Umsetzung von Strategie, sondern zunehmend selbst Bestandteil strategischer Entscheidungen.

Und selbst dort, wo KI die strategische Ausrichtung einer Organisation nicht grundlegend beeinflusst, bleibt sie ein entscheidender Faktor im Organisationsdesign – und damit für die Wettbewerbsfähigkeit.

Prozesse
Besonders gut sichtbar wird der Einsatz von künstlicher Intelligenz auf Prozessebene. Vor allem dort, wo strukturierte Daten vorliegen oder wiederkehrende Entscheidungen getroffen werden, werden Routineprozesse mit KI automatisiert. Gleichzeitig verändert sich die Kundenschnittstelle: Interaktionen werden durch KI unterstützt, angepasst oder teilweise ganz übernommen.

Ein weiterer Effekt liegt in der End-to-End-Optimierung. Auf Basis geteilter Daten lassen sich Prozesse durchgängiger gestalten – über funktionale Grenzen hinweg. Auffallend ist dabei, dass KI nicht nur einzelne Schritte ersetzt oder verändert, sondern auf den Zuschnitt von Prozessen insgesamt wirkt.

Organisationsstruktur
Oft ergeben sich aus solchen Prozessoptimierungen indirekt strukturelle Veränderungen. Wenn Analyse-, Reporting- und vorbereitende Entscheidungsaufgaben automatisiert werden, verliert das klassische mittlere Management an operativer Bedeutung und Hierarchieebenen können reduziert werden. Gleichzeitig entstehen neue Formen der Zusammenarbeit: Teams arbeiten stärker funktionsübergreifend teilweise in fluideren Konstellationen.

Hinzu kommt eine neue Rolle von KI selbst: als "digitale Mitarbeiterin", die Aufgaben übernimmt, zuarbeitet oder Entscheidungen vorbereitet. Struktur verändert sich damit weniger durch formale Reorganisation als durch veränderte Arbeitslogiken.

Vernetzung
Wir beobachten, dass KI zunehmend beeinflusst, wie Organisationseinheiten miteinander verbunden sind. Sprach- und Zeitzonenbarrieren verlieren an Bedeutung, die standortübergreifende Zusammenarbeit wird immer einfacher.

Ein zentraler Effekt liegt auch in der automatisierten Wissensarbeit: KI kann Kommunikation beobachten, dokumentieren und daraus allgemeine Regeln oder Muster ableiten. Wissen wird dadurch verfügbarer und Vernetzung stärker daten- und systembasiert unterstützt.

Steuerungssysteme
Ein besonders sensibler Bereich ist die Steuerung. Man kann heute davon ausgehen, dass bei vielen organisationsinternen Entscheidungen wesentliche Vorarbeiten bereits KI-unterstützt erfolgen – von der Datensammlung und -analyse über die Entwicklung und Bewertung von Entscheidungsoptionen bis hin zur Aufbereitung konkreter Entscheidungsvorschläge. In klar definierten und strukturierten Kontexten trifft KI auch "selbst" Entscheidungen und setzt diese um – etwa bei Routinefällen.

Damit entsteht unmittelbarer Gestaltungsbedarf im Steuerungssystem der Organisation: Wie zieladäquat sind KI-basierte Entscheidungen? Welche Fehlertoleranzen sind akzeptabel? Wo liegen die Grenzen ihres Einsatzes? Wie ist die Verantwortung für die Konsequenzen von KI-basierten oder automatisierten KI-Entscheidungen organisiert? Steuerungssysteme müssen diese Fragen explizit beantworten. Es geht weniger darum, ob KI eingesetzt wird, sondern unter welchen Bedingungen.

Personalsysteme
Auch die Personalsysteme greifen KI auf – und müssen ihren Einsatz aktiv mitgestalten. Neue Berufsbilder entstehen, während sich gleichzeitig das Kompetenz- und Anforderungsprofil in den Büros, Laboren und Produktionsstätten verändert. Analytische Fähigkeiten gewinnen an Bedeutung, während einfache Routineaufgaben durch KI-gestützte Automatisierung abnehmen.

Auffällig ist die wachsende Rolle von Funktionen, die KI überwachen oder einordnen – etwa in Form von AI-Supervisors.

Zugleich wird KI selbst Teil von Personalprozessen, etwa bei der Leistungsbewertung. Durch die Analyse großer Datenmengen kann sie dabei unterstützen, klassische Bewertungsfehler wie Voreingenommenheit ("Bias") und mangelnde Vergleichbarkeit ("Noise") zu reduzieren.

Infrastruktur
Die infrastrukturellen Anforderungen steigen laufend. Datenverfügbarkeit und Datensicherheit werden immer zentraler, denn ohne belastbare Datenbasis bleiben viele KI-Anwendungen begrenzt.

Gleichzeitig entsteht eine grundlegende Spannung: Der Wunsch nach einer stabilen "Single Source of Truth" trifft auf Systeme, die Wissen kontinuierlich weiterentwickeln. Infrastruktur muss deshalb beides gewährleisten – Stabilität und Dynamik.

Führung
Leadership wird durch KI nicht ersetzt, aber auf neue Weise herausgefordert. Versteht man Führung als Systemleistung der Produktion von Entscheidungsprämissen, wird deutlich, dass der Einsatz von KI an vielen Stellen Wechselwirkungen und Rückkoppelungen erzeugt – und damit Führungsleistung sowohl fördern als auch behindern kann.

Fazit
KI wirkt nicht in einzelnen Gestaltungselementen. Sie entfaltet ihre Wirkung über mehrere Ebenen des Organisationsdesigns gleichzeitig – und genau darin liegt die Herausforderung.
Organisationen stehen damit nicht nur vor der Aufgabe, KI in einzelne operative Prozesse zu integrieren, sondern müssen ihr gesamtes Organisationsdesign auf den Einsatz von KI ausrichten und abstimmen.