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14. April 20

Virtuelle Kollaboration kann mehr!

Virtuelle Kollaboration kann mehr als wir noch vor drei Wochen für möglich gehalten hätten. Sie kann mehr als Videotelefonie und Desktop-Sharing. Sie kann vor allem mehr als uns alle an den Rand der Verzweiflung zu bringen, wenn das für 9 Uhr geplante Meeting eine halbe Stunde später aufgrund technischer Probleme immer noch nicht läuft. Hier ein aktuelles Beispiel dafür, was virtuelle Kollaboration kann:

Wir setzen die Arbeit in einem Changeprojekt mit einer großen deutschen Universitätsbibliothek nahtlos fort. Die Arbeit mit dem elfköpfigen Kernteam rund um den Leiter der Bibliothek wurde binnen weniger Tage in die Home-Office-Situation und damit in die Virtualität überführt.

Im Prozess steht aktuell die Entwicklung des neuen Organisationsdesigns an. Das Kernteam ist eingespielt. Es arbeitet in dem Projekt bereits seit mehr als einem halben Jahr zusammen. Gemeinsam nehmen wir uns vor, die vor dem Ausbruch der Corona-Krise fixierten Termine beizubehalten.

Wir arbeiten mit einer Kombination an Tools, bestehend aus einem Kommunikations- und einem Kollaborationstool. Das Kommunikationstool nutzen wir für die Videokonferenz - inklusive Breakouts und Kleingruppenarbeit. Das Kollaborationstool nutzen wir als Pinnwand, Whiteboard und für die Präsentation von Inhalten. Wir verwenden Zoom und Miro. Die eingesetzten Tools richten sich jedoch vielfach nach den vorhandenen Möglichkeiten auf Kundenseite, weshalb es hier Flexibilität bedarf. Auch ist ein pragmatisches Abwägen zwischen der Fortführung der Arbeit und Datenschutz notwendig. So steht beispielsweise Zoom stark in der Kritik, da Daten der Nutzenden leichtfertig für Marketingzwecke weitergegeben werden.

Virtuelle Kollaboration braucht sehr klare Regeln für die Zusammenarbeit. Beispielsweise: "Mikrofon muten, wenn man nicht spricht", "Hand heben, wenn man etwas sagen möchte", "Chat für Anmerkungen zwischendurch und Fragen nutzen", "afk (away from keyboard) als Kürzel im Chat für "Ich bin mal kurz weg" verwenden", ...

Es ist eine hohe Disziplin sowohl in der Vorbereitung als auch im Zeitmanagement während des Workshops erforderlich. Die Moderation kann wirksam nur zu zweit erfolgen (was dem Auftraggeber gegebenenfalls "verkauft" werden muss). Ein Berater konzentriert sich auf die Moderation der Inhalte. Der zweite Berater konzentriert sich auf die Moderation der Tools und die Dokumentation. Der Umgang aller Teilnehmenden mit den zum Einsatz kommenden Tools muss geübt werden. Nur so ist sichergestellt, dass sich das Team gut aufgehoben fühlt.

Eine Kombination von Videokonferenz im Plenum, Breakout Sessions in virtuellen Räumen und die Nutzung eines Kollaborationstools ermöglicht eine deutlich stärkere Aktivierung der Teilnehmenden. Die gleichzeitige Bearbeitung von Fragestellungen auf einem Canvas mithilfe von virtuellen Post-Its sorgt für einen Echtzeit-Austausch, der mit einer Videokonferenz nicht zu leisten ist. Selbst bei der Arbeit im Workshop-Raum ist diese Instantaneität schwer zu erzielen.

Das Kernteam in unserem Projekt war begeistert von seinem ersten virtuellen Workshop. Die Konzentration war über den Zeitraum von sieben Stunden hinweg hoch. Allerdings haben wir großzügig Pausen eingeplant. Und wir haben die Agenda bei diesen ersten Schritten im virtuellen Organisationsdesign nicht überfrachtet.

Unser Fazit: Virtuelle Kollaboration kann mehr! Sie ist allerdings voraussetzungsvoll und erfordert eine sehr gute Vorbereitung. Sowohl in technischer wie auch in inhaltlicher Hinsicht. Die Agenda für den Workshop sollte nicht zu eng getaktet sein, es braucht viele Pausen. Persönliche Begegnung ist auch in der virtuellen Kollaboration möglich. Die Grenzen des Formats liegen in der Bearbeitung gruppendynamischer Prozesse und Fragestellungen. Auch der Umgang mit Konflikten im Team ist anspruchsvoll. Hier wird es vermutlich notwendig werden, zwischen den Workshops vielfach auch bilateral zu kommunizieren.

Wir freuen uns auf mehr virtuelle Kollaboration. Und hoffentlich auch bald über Tage, die wir nicht nur am Bildschirm verbringen…

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