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02. März 21

Ganzheitliche Transformation im Spannungsfeld zwischen Top-down und Bottom-up

Mitarbeiterveranstaltung im Transformationsprojekt Wandel@FU-Bib: Gut die Hälfte der knapp 500 Mitarbeiter*innen trifft sich virtuell, hört dem Update des Projektteams zu und tauscht sich anschließend in Kleingruppen zum Stand der Organisationsveränderung aus. Mit dem Projekt stellt sich das Bibliothekssystem der Freien Universität neu auf, um für eine Zukunft mit ständig steigenden, digitalen Anforderungen gerüstet zu sein. Alles konzipiert und moderiert vom Leitungs- und Projektteam der Bibliothek. Anderthalb Jahre Zusammenarbeit liegen hinter uns. Eine Zeit der intensiven Arbeit an Strategie, Organisationsdesign, Führung und Zusammenarbeit. Erschwerend dabei war natürlich auch der pandemiebedingte Wechsel von Präsenz zu Virtualität von einem Tag auf den anderen. Nun biegt das Projekt in die Zielgerade ein. "Wofür braucht es uns eigentlich noch?", fragen wir uns als Berater*innenteam mit mehr Stolz als Sorge und der Gewissheit, dass unsere Arbeit hier bald getan ist.

Viele Organisationen stehen aufgrund der Digitalen Transformation vor der Notwendigkeit, sich ganzheitlich neu zu erfinden und zu transformieren. Eine zentrale Herausforderung dabei ist, das etablierte Kerngeschäft weiter zu perfektionieren und gleichzeitig neue, häufig noch unklare, meist digitale Geschäfte zu erschließen (Stichwort: Ambidextrie). Die Bibliothek der FU Berlin verwaltet einen Bestand von etwa 2,5 Mio. Medien. Auch zukünftig werden hier Bücher und Zeitschriften katalogisiert und bereitgestellt, ebenso digitale Medien und Forschungsdaten. Historische Buchbestände müssen digitalisiert werden, um sie zu schonen und trotzdem einsehen und nutzen zu können. Gleichzeitig werden digitale Angebote wie z.B. E-Learning und E-Examination aufgesetzt und weiterentwickelt - zunehmend in enger Kooperation mit Nutzer*innen.

Das Transformationsprojekt Wandel@FU-Bib startete nach einer qualitativen Interview-Analyse mit einer Strategiephase, in der Vision, Mission, Werte sowie strategische Ziele erarbeitet wurden. In der zweiten und dritten Phase standen die Erarbeitung eines Organisationsdesigns und dessen Umsetzung im Fokus. Anstelle einer strikt linearen Phasenorientierung wurde nach dem ersten Projektschritt ein iteratives Vorgehen gewählt. Das Leitungsteam entschied die oberste Ebene der Organisationsstruktur. Die Ausgestaltung der einzelnen Bereiche erfolgte durch Arbeitsgemeinschaften mit Stellvertreter*innen der Bereiche. Auch Aspekte von Führung und Zusammenarbeit (z.B. Agilität) wurden partizipativ von Mitarbeiter*innen entwickelt, während Personalführung und Steuerung weiter durch das Leitungsteam ausgestaltet wurden. Der Wechsel von einer linearen Projektarbeit zu einem parallelisierten und iterativen Vorgehen erlaubte mehr Partizipation und stellte das Projekte auf eine breitere Basis, so dass auch Leitungs- und Projektteam entlastet wurden.

Partizipative Elemente waren von Anfang an ein Fixpunkt im Projektdesign. Bereits in der Kick Off-Veranstaltung zur Ankündigung des Projekts wurden breit Erwartungen und Wünsche der Mitarbeiter*innen eingesammelt. Die Ergebnisse der qualitativen Analyse wurden nicht nur mit dem Projektteam besprochen, sondern auch in zwei Veranstaltungen mit den Beschäftigten. In der Strategiephase gab es mehrfach Großgruppen, in denen Hypothesen und Arbeitsstände gemeinsam mit Mitarbeiter*innen und Nutzer*innen in den Fokus genommen wurden. Mit dem Wechsel zu Organisationsdesign und -umsetzung waren weitere Formen der Beteiligung möglich. Neben den Arbeitsgemeinschaften zur Ausgestaltung des Organisationsdesigns wurden Arbeitsgruppen z.B. zu Zusammenarbeit und Gemeinschaft gebildet. Auch hat vor kurzem ein Change-Team die Arbeit aufgenommen, das Verbindungen zwischen den Akteur*innen und Gruppen im Projekt herstellt und den Veränderungsprozess aktiv mitgestaltet. Das verbindende Element war dabei stets der persönliche Austausch - und weniger die Auseinandersetzung mit verschriftlichten Arbeitsergebnissen.

Je weiter das Projekt voranschritt, umso deutlicher zeigte sich der Charme eines befähigenden Beratungsansatzes. Wenngleich einige fachliche Aspekte zum offiziellen Projektende hin noch offen bleiben (wie z.B. Details zum Organisationsdesign in einzelnen Bereichen), ist die Gewissheit zu spüren, dass das Bibliothekssystem selbst in der Lage sein wird, diese Aspekte im Rahmen einer kontinuierlichen Organisationsentwicklung aus eigener Kraft zu bearbeiten. Wir als Berater*innen haben uns einmal mehr überflüssig gemacht ...

 

Foto: Innenansicht der Campusbibliothek der FU Berlin (Stefan Müller-Naumann) www.fu-berlin.de/presse/service/neubau/bilder/

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